Guide de la facturation en micro-entreprise

Quand on débute avec une micro-entreprise, la facturation avec ses règles, ses subtilités et ses exceptions peut sembler incroyablement compliquée.

Pourtant c’est un sujet incontournable pour ton entreprise !

Eh oui…

Sans facture, pas de paiements.

Sans paiement pas de CA.

Et sans CA… pas d’entreprise 🤯

Tu l’as compris c’est LE sujet de gestion dont tu es obligé de te préoccuper rapidement.

Mais tu n’es pas obligé d’y passer des heures et de t’arracher les cheveux.

Le but de cet article est de t’orienter dans cet univers intimidant, mais finalement pas si méchant..

À la fin de cet article tu sauras

→ Quelles mentions doivent figurer sur ta facture

→ Comment numéroter tes factures

→ Dans quels cas émettre une facture est obligatoire, ou pas

Alors, attache ta ceinture !

C’est parti pour le voyage passionnant dans le monde (pas si sombre) de la facturation !

Les mentions obligatoires sur une facture

Tu n’as pas besoin de moi pour te rappeler que quand on est micro-entrepreneur c’est indispensable d’envoyer des factures à ses clients.

Si tu comptes être payé.

Mais savais-tu que la loi réglemente ce document ?

En clair, il y a des éléments obligatoires à y faire figurer.

Si tu ne respectes pas ces conditions, tu peux être condamné à payer une amende. Et les montants grimpent très vite !

1. Les informations légales requises

Selon l’article 242A du Code Général des Impôts (CGI), toute facture doit comporter certaines informations. Si une de tes factures ne coche pas toutes ces cases, elle risque d’être considérée comme non valide.

Pas de panique, je te donne la checklist juste ici.

→ Ton identité : Ton nom ou le nom de ton entreprise (raison sociale) et ton adresse.

→ L’identité de ton client : Son nom ou sa raison social, adresse de livraison (et facturation si différente)

→ Ton numéro de SIRET

→ Le numéro de SIRET si ton client est un professionnel

→ La date de la vente ou de la prestation de service : Pour une traçabilité optimale.

→ Le numéro de Bon de commande : Seulement si un BC a préalablement été validé.

→ Le numéro de la facture. Attention, la numérotation de tes factures ne doit pas se faire au pif. Il existe des règles précises que je te détaille un peu plus loin.

2. La description des biens ou services fournis

Le Code Général des Impôts précise que chaque facture doit inclure une description claire et précise des biens ou services fournis.

Elle doit être suffisamment détaillée pour permettre au client de comprendre ce qu’il achète.

De plus, la “catégorie URSSAF” doit être clairement indiquée : Vente de marchandises, Prestation de service BIC, Prestation de service BNC,…

3. Le montant total à payer

Si tu es assujetti à la TVA, le Code Général des Impôts exige que soient clairement indiqués sur la facture :

✅ Le montant HT.

✅ Le montant de la TVA.

✅ Le montant total à payer TTC

Si tu bénéficies de la franchise de TVA, la mention suivante doit figurer sur ta facture

👉 TVA non applicable – article 293 B du CGI : CGI : Code général des impôts

4. Les conditions de règlements et pénalités de retard

Ces mentions sont SUPER importantes pour t’éviter des problèmes d’impayés et te protéger en cas de non paiement.

→ D’abord indique de façon claire la date ou délai de règlement de la facture.

→ Puis indique les pénalités qui seront appliquées en cas de non respect, voici les mentions habituelles :

• Indemnité forfaitaire de recouvrement : 40 €
• Pénalités légales : “Tout retard de paiement donnera lieu, de plein droit et sans mise en demeure préalable, au paiement d’intérêts de retard au taux de [indiquer le taux d’intérêt] % par mois”

Pour plus de détail sur comment fixer les taux d’intérêt je te conseille cet article de Freebe.

5. Qu’est-ce qu’un micro-entrepreneur risque avec des factures non conformes ?

En cas de contrôle fiscal, la conformité des factures est un aspect crucial pour les micro-entrepreneurs. Si tes factures ne respectent pas les exigences légales en matière de mentions obligatoires tu risques de devoir payer des pénalités.

Et ça peut vite revenir TRÈS cher !

L’administration fiscale peut imposer des amendes pour non-conformité, jusqu’à plusieurs milliers d’euros, selon la gravité des infractions constatées :

• Amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant.
• Amende de 75 000 € pour une personne physique (375 000 € pour une personne morale). Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives.

Je te rassure, tu ne te retrouveras pas dans cette situation si tu suis tous les conseils de cet article.

Pour te faciliter la tâche je t’ai préparé un guide pratique qui répertorie toutes les mentions légales nécessaires sur une facture.

👉 Télécharge le guide des mentions légales pour des factures toujours conformes.

Comment numéroter ses factures en micro-entreprise ?

Tu ne peux pas numéroter tes factures comme bon te semble.

Et oui, il existe des règles à respecter. Je t’explique, en français compréhensible !

1. Numérotation séquentielle et chronologique

Le Code Général des Impôts (CGI) cadre la numérotation des factures.

L’article 242 nonies A, point 7° : “Un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue ; la numérotation peut être établie dans ces conditions par séries distinctes lorsque les conditions d’exercice de l’activité de l’assujetti le justifient ; l’assujetti doit faire des séries distinctes un usage conforme à leur justification initiale”.

La traduction ?

✅ Chaque facture doit avoir un numéro unique qui suit logiquement celui de la facture précédente.

✅ Aucune facture ne peut porter le même numéro qu’une autre.

Quels sont les formats que tu peux utiliser ?

• la numérotation simple : Facture n°xxxx
• la numérotation avec préfixe : F-2024-xxx par exemple ou encore F-2024-02-xxx

Que tu utilises un préfixe ou pas, la séquence numérique (xxx) ne doit JAMAIS revenir à 0, ni faire apparaître de trous.

Attention 🚨 j’ai récemment lu une dizaine d’articles qui indiquent le contraire.

Ils disent que si tu utilises un système de numérotation avec un préfixe, tu peux recommencer à 0 au 1er janvier

❌ C’EST FAUX !

Je t’explique pourquoi :

La séquence numérique unique et continue permet à l’administration de vérifier que tu n’as pas bidouillé ta compta, pour faire “du black” par exemple.

Si tu recommences à 0 au 1er janvier (ou même à chaque début de mois. Oui-oui, je l’ai déjà vu). Qu’est-ce qui dit au fisc qu’entre la dernière facture de Décembre et la 1ere de Janvier, tu n’as pas encaissé en espèce sans déclarer ?

Cette numérotation continue garantit une traçabilité efficace de tes transactions.

C’est aussi plus simple de t’y retrouver dans tes factures et la gestion de ta comptabilité.

2. Utiliser un logiciel de facturation pour automatiser ce processus

Soyons réalistes, numéroter ses factures n’est pas l’activité la plus passionnante !

Heureusement, il existe une multitude de logiciels de facturation qui peuvent te simplifier la tâche. Ces outils génèrent automatiquement des numéros de facture séquentiels.

Tu évites ainsi les erreurs humaines, ce qui garantit la conformité de tes factures avec la réglementation en vigueur et t’évite le risque de pénalité !

Attention toutefois à bien paramétrer tes informations en amont pour éviter les mauvaises surprises.

Personnellement, j’utilise le logiciel Abby, un petit français 🐓 sur le marché.

Et je ne peux que te le recommander !

Pour t’aider à passer le cap, je te propose un code promo qui t’offre 20% de réductions sur toutes les formules (hors CE) ⇒ TIFFANY

Va vite découvrir cet outil pépite (lien affilié)

3. Les cas particuliers et les exceptions

On est en France, évidemment, il existe des exceptions ! Quels ajustements dans ton système de numérotation sont à prévoir ?

👉 Si tu émets des avoirs : La numérotation des avoirs peut suivre sa propre séquence numérique. Par exemple AV-2024-xxx.

Mais la règle reste exactement la même que pour les factures : pas de trous ni de remise à 0.

👉 Si tu utilises un système de facturation électronique comme Sum-up, Stripe ou bien si tu vends via une plateforme comme Etsy ou Malt.

Chaque système aura sa facturation à part entière et donc sa séquence numérique propre.

Plusieurs points de vigilance si c’est ton cas.

✅ Assure-toi que tes clients reçoivent bien une facture directement de la plateforme.

✅ Ces transactions doivent être incluses dans ton livre de recettes.

Pour ce deuxième point, deux options.

⇒ Soit tu émets une facture depuis ton système de facturation à toi. Ton outil l’inclura automatiquement dans le livre de recettes qu’il génère.

⇒ Soit tu réintègres les lignes manuellement dans ton livre de recette (certains logiciel de facturation le permettent facilement)

Dans quels cas émettre une facture est ou n’est pas obligatoire ?

1. Les cas où une facture est obligatoire

Tu as l’obligation d’émettre une facture dans les cas suivant :

• Lorsque ton client est un professionnel
• Lorsqu’une vente de prestation de services est supérieure à 25€
• Lors d’une vente en ligne à un particulier
• À chaque fois qu’un client en fait la demande

2. Les cas où une facture n’est PAS obligatoire

Tu n’es pas obligé d’émettre une facture si tu vends tes produits sur les marchés.

Tu ne dois pas faire une facture pour chaque vente.

Mais tu as l’OBLIGATION d’indiquer dans ton livre de recettes

✅ Le total encaissé.

✅ Par type de paiement.

✅ Par journée.

Par exemple : Tu fais un marché sur 2 jours, tu encaisses 500€ le samedi (250€ en cash, 250€ en sum-up) et 800€ le dimanche (500€ en cash, 300€ en sum-up).

Sur ton livre de recettes tu indiques :

→ Samedi xx/xx/2024 : 250€ en espèces

→ Samedi xx/xx/2024 : 250€ en CB

→ Dimanche xx/xx/2024 : 500€ en espèces

→ Dimanche xx/xx/2024 : 300€ en CB

Ça y est tu as toutes les clés pour facture like à boss !

Tu connais les mentions obligatoires.

Tu sais comment numéroter tes factures.

Quelles mentions indiquer pour te protéger contre et en cas d’impayés.

Et dans quels cas émettre une facture ou non.

D’autres questions sur la facturation ? Pose-les en commentaire 😉

N’oublie pas !

Avoir des factures conformes c’est s’assurer une tranquillité d’esprit et s’éviter de grosses pénalités en cas de contrôle.

Les règles du jeu évoluent de temps en temps, tu peux compter sur moi pour te tenir au courant !

N’oublie pas de télécharger ton freebie facturation pour garder les infos utiles à portée de main.

Tu verras, il est accompagné d’autres outils indispensables à tous les micro-entrepreneurs.

🚀 Plus de conseils pour gérer ton entreprise

sans stress ?

Je suis Tiffany 👋 Ma mission est de guider les entrepreneures sur les sujets administratifs et compta.

Gérer ton business simplement et avec le sourire, c’est possible.

Il te faut juste un peu d’aide 😉

Rejoins la communauté sur Instagram

Je partage conseils, rappels et bons plans pour les micro-entrepreneurs comme toi,

Au moins 2x par semaine !

Photo de Piret Ilver sur Unsplash